Team principal Martin van Amersfoorth zet de mogelijkheden op een rij.
Digitale transformatie is tegenwoordig dé trend. We willen voldoen aan de eisen en verwachtingen van klanten en zetten software in. Maar je kunt nogal verdwalen in het grote aanbod van software: welke ga je aanschaffen? Ons advies: doe alsof je een auto koopt.
Bij software kun je kiezen voor maatwerk, oftewel een heel nieuwe vorm van software die helemaal is afgestemd op de eisen en wensen van de organisatie. Of kies je liever voor een standaard softwarepakket die je - waar nodig - nog een beetje kunt aanpassen? Dan is er ook nog de no code of low oplossing; een soort tussenoplossing van maatwerk en een standaardpakket. Geld kun je maar één keer uitgeven, dus denk er goed over na. We helpen je op weg door het software-aanbod te vergelijken met een simpel voorbeeld als het aanschaffen van een auto.
Je koopt een auto
Je geeft in één keer een hoog bedrag uit. Je kunt dan helemaal bepalen welk merk, welk type, welke uitvoering, welke kleur die is en hoeveel je uit wil geven. Ook beslis je welke extra's je wil en wat voor onderhoud je wil afsluiten en bij wie dit wordt gedaan. Dit is volledig maatwerk, want je kiest een auto die precies aan je eisen voldoet.
Ook in de ICT kun je kiezen voor maatwerk. Je kunt zelf bepalen welk pakket je wilt op basis van je budget. Ook kies je hoe je dit wil onderhouden en waar. Voordelen: je bent eigenaar, daar zit geen limiet op. Nadeel: het vergt vaak een forse investering vooraf en je zult lang moeten wachten voordat het pakket gebouwd en opgeleverd is. Zelf ben je verantwoordelijk voor het onderhoud en het voldoen aan wettelijke voorschriften.
Je least een auto
Dit doe je via de zaak of via private lease. De keuze is wat beperkter wegens een lease-budget, het type auto en het onderhoud, want de lease-maatschappij bepaalt meestal waar dit gebeurt. Toch kun je tot op zekere hoogte wel het merk, type en kleur kiezen. Voordeel: je bent niet verantwoordelijk voor reparaties en onderhoud. Nadeel: je hebt geen kosten vooraf, maar betaalt maandelijks een vast bedrag op basis van ingeschat gebruik (kilometers). Dit laatste kan soms onvoordelig uitpakken. En na het verlopen van het contract gaat de auto terug naar de leasemaatschappij.
Leasen is vergelijkbaar met het aanschaffen van een standaard softwarepakket met opties voor extra (software)modules, bijvoorbeeld add-ons en plugins. Voordeel: er is veel service, want bijvoorbeeld het onderhoud wordt geregeld. Nadeel: aan het einde van je software overeenkomst heb je niets. Alles wat je daarin hebt geïnvesteerd is dan weg, de custom add-ons zijn daarna bijvoorbeeld niet meer bruikbaar, tenzij je het contract verlengt.
Je huurt een auto
Hierbij kun je een categorie kiezen (A t/m E voor supercompact, compact, middenklasse etc.), maar het merk, de uitvoering en de kleur kun je niet kiezen. Verder kun je niet altijd aan ‘specials’, zoals een cabrio komen. En mocht dat wel zo zijn, dan moet je er extra voor betalen, want hoe minder doorsnee de auto, hoe duurder. Het voordeel is dat je alles afkoopt en daardoor veel vrije kilometers maakt, maar daar is de prijs dan ook naar.
Een voordeel van software ‘huren’ is dat het supersnel beschikbaar is, ook kan het een special zijn. Wel zit je vast aan hoge kosten, dit zijn de licentiekosten van het platform en die zijn vaak vrij hoog. Meestal wordt een huurauto gekozen voor korte duur. Zo moet het ook zijn met no-code/low code-oplossingen. Mocht je zo'n oplossing langer, dus zo’n vijf of tien jaar, willen gebruiken, dan is net het kopen van een standaardpakket (leasen) of maatwerk (kopen) vaak goedkoper.
Ons advies
Welke van de drie keuzes je maakt, is afhankelijk van jouw unieke situatie. Onze ervaring binnen de ICT in domeinen als zorg, onderwijs, woningcorporaties en non-profit, leert dat drie elementen essentieel zijn: configuratie, invloed en innovatie. Als je software naar jouw situatie wil configureren, invloed wil hebben op toekomstige functionaliteiten en samen (co-creatie) met de softwareontwikkelaar continu wil verbeteren, zul je op zoek moeten gaan naar het ‘auto-equivalent’ wat bij je past. En dan komen we vaak uit bij maatwerk software (kopen van een auto). Zo houd jij zelf regie.
