Als Nederland besluit over te gaan tot een intelligente lock-down, in de strijd tegen Covid-19, en iedereen dringend wordt verzocht thuis te werken, neemt Finalist dat natuurlijk serieus. Terwijl onze klanten in de zorg hun strijd aan het front leveren en klanten in het onderwijs hun diensten online voortzetten, hebben wij zo onze eigen uitdagingen. Hoe zetten wij onze vertrouwde scrumprojecten voort?
De eerste weken
Met de verbazing en verwondering in de eerste weken van de lock-down zagen we ook een saamhorigheid, flexibiliteit en bereidheid tot verandering ontstaan. Collega’s die ineens met kleine kinderen thuis zaten en maar met moeite aan hun werk toekwamen, maakten ’s avonds en in het weekend extra uren. Mensen die normaal moeite hadden met online vergaderen schroomden niet langer en toonden hun werkkamers, keukens, huisdieren, partners en kinderen. Terwijl je elkaar niet meer kon opzoeken, kreeg je toch meer te zien van elkaar.
De oude situatie
Ook binnen onze scrumprojecten moest er een aantal dingen anders georganiseerd worden. Sommige dingen waren simpel en duidelijk. We konden bijvoorbeeld niet meer bij elkaar komen voor de scrumevents, dus die gingen we online doen. De bestaande agenda-items hiervoor hebben al een video-knop dus dat gaat vanzelf.
Vaak spraken we bij de klant op locatie af voor de sprint-review zodat eventuele stakeholders konden aanschuiven.
Refinement-sessies deden we meestal op één van onze kantoren. En bij de daily stand-up was er altijd wel iemand die inbelde omdat hij nog onderweg of thuis aan het werk was. Het scrumboard was al digitaal omdat we op verschillende locaties werken. Al met al leek het geen grote stap om vanuit huis te werken.
Het nieuwe normaal
Na maanden van thuiswerken en online overleggen moet ik toch concluderen dat er veel meer bij komt kijken, dan de bijeenkomsten simpelweg naar het scherm verplaatsen. Met een club van vijftien mensen in Teams overleggen is een stuk vermoeiender dan aan tafel. Het vergt uiterste concentratie om iets van de non-verbale communicatie op te pikken en je geduld wordt voortdurend op de proef gesteld als de verbinding weer eens niet optimaal is. “Hallo? Horen jullie mij?” En even snel een vraagje stellen bij de koffiemachine zit er ook al niet meer in...
Hieronder een aantal bevindingen en verbeteringen die wij de afgelopen maanden hebben doorgevoerd om fatsoenlijk te kunnen scrummen in het zogenaamde ‘nieuwe normaal’.
Extra korte meetings
We houden de meetings extra kort! Dat betekent dat we de sprintplanningen veel beter voorbereiden in korte refinement-sessies in kleinere groepjes.
Voor de retrospectives leveren we van tevoren al input, zodat de retro zelf minder tijd kost.
Extra lange daily stand-up
Voor de daily standup nemen we juist wat meer tijd. De informele momenten bij de koffiemachine – “hoe gaat het?” – zijn er niet meer dus daar is bij de daily ook even tijd voor. Even blijven hangen na de daily met een klein groepje is ook handig. Omdat toch iedereen achter zijn scherm zit kun je ervoor kiezen om niet iedereen dezelfde vragen te laten beantwoorden maar te kiezen voor Walk-the-board. Je loopt de taken op het bord af die onder handen zijn of zouden moeten zijn en mensen geven aan wat het plan is.
Dagelijks persoonlijk contact
Naast de daily standup, proberen zowel de Scrum Master als de Product Owner de teamleden dagelijks persoonlijk kort te spreken. Zo zorgen we ervoor dat de drempel om iets te bespreken zo laag mogelijk is.
Korte pauzes met beeld en geluid
Voor sommige stakeholders, die af en toe aanhaken en het team niet regelmatig spreken, kan zo’n geoliede machine best intimiderend overkomen. We lassen bij een Teams-overleg korte koffiepauzes in waarbij de verbinding open blijft. Dat creëert korte informele momenten. Mensen kunnen zo snel een vraagje stellen zonder dat de hele groep daarbij betrokken wordt.
Multitaskend team
Bij de sprintreviews in Teams, demonstreert één persoon van het team een opgeleverde functionaliteit. De rest heeft de microfoon uitgeschakeld maar kan via de chat vragen stellen die de rest van het development team direct beantwoordt, via dezelfde chat, als dat mogelijk is. Alleen de belangrijke kwesties worden daarna met de hele groep besproken.
Zelfgemaakte scrumpokerkaarten
Bij de sprintplanning kun je mensen laten stemmen door ze een getal te laten typen in de chat of een slimme online tool te gebruiken. Wij hebben ontdekt dat het veel leuker is om zelfgemaakte scrumpoker-cards voor de camera te houden. Zelf getekend of door je kinderen gemaakt met strijkkralen.
Tafelvoetbal
Voorheen werd er tussendoor altijd tafelvoetbal gespeeld. Daar moeten we nog een online alternatief voor zien te vinden!
